Sie haben das Meeting verpasst, weil der Termin per E-Mail verschickt wurde und in Ihrem überfüllten Posteingang untergegangen ist? Irgendwo in dem Meer aus Werbemails, unnötigen Weiterleitungen und Newslettern, die Sie eigentlich schon längst hätten abbestellen wollen.
Die gute Nachricht: Sie sind mit diesem Problem nicht allein. Die schlechte ist: Es wird immer schlimmer.
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Denn nach dem Feierabend geht die Flut weiter: Kollegen und Chefs tippen auf ihrem Smartphone herum und schreiben weiter munter Mails, die - ganz, ehrlich - eigentlich noch ein paar Stündchen Aufschub vertragen könnten (auch wenn die Erde sich immer weiter dreht).
Aber wie das so ist, manchmal handelt man selbst nicht rational: Und so haben Sie das Gefühl, auch zu zeigen, dass Sie online sind, damit ja niemand auf die Idee kommt, dass Sie faul sind. Und so sitzen Sie vor der Glotze und holen schnell Ihr Diensthandy hervor und schauen ganz kurz nach Ihrer Inbox. Wirklich nur ganz kurz. Und dann sind da schon wieder 23 ungelesene Mails.
Na gut, geht schnell, denken Sie. Sie öffnen erst eine, dann zwei. Sie kennen das Spiel. Denn sonst weiß man nicht, über welche Mail von 21.49 Uhr die Kollegen tuscheln. Die Mail, in der Kollege X Deadlines für Projekt Y mitgeteilt hat.
E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Aber sie lösen eine Informationsflut aus: Weltweit werden etwa 191 Milliarden Mails pro Tag verschickt, die meisten davon geschäftlich. Tag für Tag werden es mehr.
![Infografik: Privater eMail-Verkehr rückläufig | Statista]()
Die Unternehmensberatung McKinsey warnt: Allein die Zeit, die für die Bearbeitung von E-Mails verwendet wird, kostet den Arbeitgeber pro Beschäftigtem ungefähr 20.000 Dollar.
Knapp ein Drittel der gesamten Arbeitszeit wird mit der Bearbeitung von E-Mails verbracht. Meistens hat das nicht mehr viel Produktivität zu tun: 16 Minuten braucht ein Beschäftigter, um nach einer neuen Mail wieder voll und ganz konzentriert zu arbeiten. Erst dann ist die Mail-Ablenkung vollständig verarbeitet.
Diese 11 Strategien helfen gegen die Mailflut:
1. Keine E-Mails nach Feierabend
SPD-Wirtschaftsminister Sigmar Gabriel hat ein "Recht auf Feierabend" gefordert. Umstritten ist der Punkt, ob E-Mails nach Feierabend grundsätzlich verboten werden sollen. Gewerkschaften fordern ein Gesetz, das Beschäftigte vor E-Mails nach Dienstschluss schützt.
Bei einigen Firmen, wie zum Beispiel beim Autobauer BMW, gibt es bereits ein Recht auf Unerreichbarkeit nach Feierabend. Mitarbeiter des Autoherstellers können individuell Zeiten festlegen, in denen sie nicht erreichbar sind.
2. Teilen Sie ihren Posteingang in Unterordner ein
Es wird schnell unübersichtlich, wenn sich hunderte Mails in einem Ordner sammeln. Wer seinen Posteingang strukturiert, kann die E-Mails mit höherer Effizienz verwalten.
Wie die einzelnen Kategorien aussehen, muss letztendlich jeder selbst entscheiden. Experten raten zur Einordnung nach Themengebieten oder Schlagworten. Wichtig ist, dass alle E-Mails direkt einem Ordner zugeteilt werden.
3. Löschen, löschen, löschen
Keine Angst vor dem elektronischen Papierkorb. Managementexperten raten dazu, zwischen 50 und 80 Prozent der eingehenden E-Mails zu löschen.
In den meisten Fällen interessieren die eingehende Mails den Empfänger schließlich überhaupt nicht. Werbung, Weiterleitungen, "Zur Info"-Mails und so weiter: "Sie sollten in der Lage sein, 80 Prozent solcher Mails nur anhand des Titels auszusortieren", rät Bob Pozen, Dozent an der Harvard Business School.
4. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus
Benachrichtigungen, die via Smartphone oder Tablet über jede eingehende E-Mail informieren, sind oft unproduktiv und halten Sie von der eigentlichen Arbeit ab.
Außerdem wirkt es unhöflich, wenn Ihr Handy in Meetings ständig ein "Plöng" von sich gibt.
5. Legen Sie Zeiten fest, wann Sie E-Mails öffnen und bearbeiten
Klar sollten Sie öfters als einmal am Tag in Ihre Mails schauen. Aber machen Sie es lieber mehrmals bewusst - als immer mal wieder zwischendurch Ihren Posteingang anzuschauen.
Richten Sie sich deshalb feste Zeiten ein, an denen Sie sich um Ihre E-Mails kümmern.
6. Checken Sie Ihre Mails nicht als erste Amtshandlung
Wer morgens im Büro zu allererst seine Mails checkt, kommt in den nächsten Stunden oft zu gar nichts anderem. Das morgendliche Abarbeiten des Posteingangs lenkt von wichtigen Projekten ab und nimmt viel Zeit in Anspruch, die effektiver eingesetzt werden kann.
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Prominenter Verfechter dieses Ansatzes: Tumblr-Gründer David Karp. Er schaut ganz bewusst nie vor 10 Uhr in seine E-Mails, davor kümmert er sich um Wichtigeres. "Wenn echt etwas Wichtiges passiert, das ich wissen sollte, wird mir jemand anrufen", sagt Karp.
7. Richten Sie Filter ein
US-Präsident Barack Obama bekommt jeden morgen ein Dokument, dass ihn detailliert darüber informiert, was in den einzelnen Ministerien und Behörden wichtig ist. Der Schlüssel dabei: Er bekommt nicht mit, was unwichtig ist - wie zum Beispiel unwichtige Weiterleitungen, Werbemails oder die achtundzwanzigste Antwort in einem Mailverlauf, in dem Sie "CC" sitzen.
Klar, Sie sind nicht Barack Obama. Trotzdem können Sie Filter einrichten, die den Posteingang schlank und den Arbeitsalltag effizienter machen.
Neben Varianten, um Spam und Werbemails zu filtern, können clever angelegte Filter auch die Informationsflut von erwünschten Mails ordnen: Zum Beispiel, indem Sie sich über von Mails des Chefs (wichtiger Kunden, etc.) benachrichtigen lassen und alles andere geräuschlos in den Posteingang geht und dort direkt in Kategorien (Abteilung X, Projekt Y) wandert.
8. Vorsicht mit dem "in CC setzen"
Haben Sie sich am Ende einer Mail schon einmal selbst die Frage gestellt: "Warum habe ich das eigentlich gelesen?" Das kommt vor allem vor, wenn unzählige Empfänger in Kopie ("in CC") gesetzt werden.
Erste Firmen haben den "Allen Antworten"-Button schon verboten.
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und schicken Sie Ihre Mails nur an die, die es auch etwas angeht. Vielleicht bekommen Sie dann auch weniger E-Mails, die sie gar nicht wollen.
9. Schreiben Sie "E-Mail-Öffnungszeiten" in Ihre Signatur
Behandeln Sie Ihr Mail-Postfach wie einen echten Briefkasten. Aufmachen. Die Post durcharbeiten. Ende. Dazu rät die Digital-Therapeutin und Buchautorin Anitra Eggler. Sie liest ihre E-Mails um 10 Uhr und um 16 Uhr und schreibt das auch so in ihrer Signatur.
Denn wie oft am Tag gehen Sie an Ihren echten Briefkasten?
10. Sagen Sie den Absendern, welche Mails Sie wollen
Das geht zum Beispiel mit der Seite Shortwhale: In einem Profil können Sie Ihre Absender in Stichpunkten über E-Mail-Präferenzen informieren. Es gibt auch ein ein E-Mail-Formular mit Feldern, in die der Absender die wichtigen Infos einträgt und dazu, bis wann eine Antwort benötigt wird.
Auf das eigene Shortwale-Profil können Sie zum Beispiel in Ihrer E-Mail-Signatur aufmerksam machen. Das Konzept verspricht "weniger, kürzere und bessere" E-Mails.
11. Einfach mal Handy, Tablet und Rechner ausmachen
Klingt komisch, hilft aber auf jeden Fall.
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Die gute Nachricht: Sie sind mit diesem Problem nicht allein. Die schlechte ist: Es wird immer schlimmer.
Denn nach dem Feierabend geht die Flut weiter: Kollegen und Chefs tippen auf ihrem Smartphone herum und schreiben weiter munter Mails, die - ganz, ehrlich - eigentlich noch ein paar Stündchen Aufschub vertragen könnten (auch wenn die Erde sich immer weiter dreht).
Aber wie das so ist, manchmal handelt man selbst nicht rational: Und so haben Sie das Gefühl, auch zu zeigen, dass Sie online sind, damit ja niemand auf die Idee kommt, dass Sie faul sind. Und so sitzen Sie vor der Glotze und holen schnell Ihr Diensthandy hervor und schauen ganz kurz nach Ihrer Inbox. Wirklich nur ganz kurz. Und dann sind da schon wieder 23 ungelesene Mails.
Na gut, geht schnell, denken Sie. Sie öffnen erst eine, dann zwei. Sie kennen das Spiel. Denn sonst weiß man nicht, über welche Mail von 21.49 Uhr die Kollegen tuscheln. Die Mail, in der Kollege X Deadlines für Projekt Y mitgeteilt hat.
E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Aber sie lösen eine Informationsflut aus: Weltweit werden etwa 191 Milliarden Mails pro Tag verschickt, die meisten davon geschäftlich. Tag für Tag werden es mehr.
Die Unternehmensberatung McKinsey warnt: Allein die Zeit, die für die Bearbeitung von E-Mails verwendet wird, kostet den Arbeitgeber pro Beschäftigtem ungefähr 20.000 Dollar.
Knapp ein Drittel der gesamten Arbeitszeit wird mit der Bearbeitung von E-Mails verbracht. Meistens hat das nicht mehr viel Produktivität zu tun: 16 Minuten braucht ein Beschäftigter, um nach einer neuen Mail wieder voll und ganz konzentriert zu arbeiten. Erst dann ist die Mail-Ablenkung vollständig verarbeitet.
Diese 11 Strategien helfen gegen die Mailflut:
1. Keine E-Mails nach Feierabend
SPD-Wirtschaftsminister Sigmar Gabriel hat ein "Recht auf Feierabend" gefordert. Umstritten ist der Punkt, ob E-Mails nach Feierabend grundsätzlich verboten werden sollen. Gewerkschaften fordern ein Gesetz, das Beschäftigte vor E-Mails nach Dienstschluss schützt.
Bei einigen Firmen, wie zum Beispiel beim Autobauer BMW, gibt es bereits ein Recht auf Unerreichbarkeit nach Feierabend. Mitarbeiter des Autoherstellers können individuell Zeiten festlegen, in denen sie nicht erreichbar sind.
2. Teilen Sie ihren Posteingang in Unterordner ein
Es wird schnell unübersichtlich, wenn sich hunderte Mails in einem Ordner sammeln. Wer seinen Posteingang strukturiert, kann die E-Mails mit höherer Effizienz verwalten.
Wie die einzelnen Kategorien aussehen, muss letztendlich jeder selbst entscheiden. Experten raten zur Einordnung nach Themengebieten oder Schlagworten. Wichtig ist, dass alle E-Mails direkt einem Ordner zugeteilt werden.
3. Löschen, löschen, löschen
Keine Angst vor dem elektronischen Papierkorb. Managementexperten raten dazu, zwischen 50 und 80 Prozent der eingehenden E-Mails zu löschen.
In den meisten Fällen interessieren die eingehende Mails den Empfänger schließlich überhaupt nicht. Werbung, Weiterleitungen, "Zur Info"-Mails und so weiter: "Sie sollten in der Lage sein, 80 Prozent solcher Mails nur anhand des Titels auszusortieren", rät Bob Pozen, Dozent an der Harvard Business School.
4. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus
Benachrichtigungen, die via Smartphone oder Tablet über jede eingehende E-Mail informieren, sind oft unproduktiv und halten Sie von der eigentlichen Arbeit ab.
Außerdem wirkt es unhöflich, wenn Ihr Handy in Meetings ständig ein "Plöng" von sich gibt.
5. Legen Sie Zeiten fest, wann Sie E-Mails öffnen und bearbeiten
Klar sollten Sie öfters als einmal am Tag in Ihre Mails schauen. Aber machen Sie es lieber mehrmals bewusst - als immer mal wieder zwischendurch Ihren Posteingang anzuschauen.
Richten Sie sich deshalb feste Zeiten ein, an denen Sie sich um Ihre E-Mails kümmern.
6. Checken Sie Ihre Mails nicht als erste Amtshandlung
Wer morgens im Büro zu allererst seine Mails checkt, kommt in den nächsten Stunden oft zu gar nichts anderem. Das morgendliche Abarbeiten des Posteingangs lenkt von wichtigen Projekten ab und nimmt viel Zeit in Anspruch, die effektiver eingesetzt werden kann.
Prominenter Verfechter dieses Ansatzes: Tumblr-Gründer David Karp. Er schaut ganz bewusst nie vor 10 Uhr in seine E-Mails, davor kümmert er sich um Wichtigeres. "Wenn echt etwas Wichtiges passiert, das ich wissen sollte, wird mir jemand anrufen", sagt Karp.
7. Richten Sie Filter ein
US-Präsident Barack Obama bekommt jeden morgen ein Dokument, dass ihn detailliert darüber informiert, was in den einzelnen Ministerien und Behörden wichtig ist. Der Schlüssel dabei: Er bekommt nicht mit, was unwichtig ist - wie zum Beispiel unwichtige Weiterleitungen, Werbemails oder die achtundzwanzigste Antwort in einem Mailverlauf, in dem Sie "CC" sitzen.
Klar, Sie sind nicht Barack Obama. Trotzdem können Sie Filter einrichten, die den Posteingang schlank und den Arbeitsalltag effizienter machen.
Neben Varianten, um Spam und Werbemails zu filtern, können clever angelegte Filter auch die Informationsflut von erwünschten Mails ordnen: Zum Beispiel, indem Sie sich über von Mails des Chefs (wichtiger Kunden, etc.) benachrichtigen lassen und alles andere geräuschlos in den Posteingang geht und dort direkt in Kategorien (Abteilung X, Projekt Y) wandert.
8. Vorsicht mit dem "in CC setzen"
Haben Sie sich am Ende einer Mail schon einmal selbst die Frage gestellt: "Warum habe ich das eigentlich gelesen?" Das kommt vor allem vor, wenn unzählige Empfänger in Kopie ("in CC") gesetzt werden.
Erste Firmen haben den "Allen Antworten"-Button schon verboten.
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und schicken Sie Ihre Mails nur an die, die es auch etwas angeht. Vielleicht bekommen Sie dann auch weniger E-Mails, die sie gar nicht wollen.
9. Schreiben Sie "E-Mail-Öffnungszeiten" in Ihre Signatur
Behandeln Sie Ihr Mail-Postfach wie einen echten Briefkasten. Aufmachen. Die Post durcharbeiten. Ende. Dazu rät die Digital-Therapeutin und Buchautorin Anitra Eggler. Sie liest ihre E-Mails um 10 Uhr und um 16 Uhr und schreibt das auch so in ihrer Signatur.
Denn wie oft am Tag gehen Sie an Ihren echten Briefkasten?
10. Sagen Sie den Absendern, welche Mails Sie wollen
Das geht zum Beispiel mit der Seite Shortwhale: In einem Profil können Sie Ihre Absender in Stichpunkten über E-Mail-Präferenzen informieren. Es gibt auch ein ein E-Mail-Formular mit Feldern, in die der Absender die wichtigen Infos einträgt und dazu, bis wann eine Antwort benötigt wird.
Auf das eigene Shortwale-Profil können Sie zum Beispiel in Ihrer E-Mail-Signatur aufmerksam machen. Das Konzept verspricht "weniger, kürzere und bessere" E-Mails.
11. Einfach mal Handy, Tablet und Rechner ausmachen
Klingt komisch, hilft aber auf jeden Fall.
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